S’associer, tout ce qu’il faut savoir pour se regrouper !

Vous souhaitez vous associer avec un ou plusieurs confrères et consœurs ou encore créer ou rejoindre une maison médicale (association de santé intégrée) ?
Plusieurs solutions existent. Le GBO/Cartel est là pour vous guider.

Le regroupement de médecins généralistes naît de l’association minimum de 2 omnipraticien(ne)s et peut prendre plusieurs formes. Cette association doit être formalisée par une convention strictement complétée dans les moindres détails, soumise au Conseil provincial de l’Ordre des Médecins où vous exercez. C’est pourquoi, s’associer, ça se prépare. Nous sommes là pour vous éclairer.

Pourquoi s'associer ?

Le rôle du médecin généraliste se complexifie, alors que la population vieillissante et le nombre de maladies chroniques augmentent.
Le médecin occupe une place centrale dans le système de soins de santé.
Face aux difficultés budgétaires, on exige du médecin généraliste toute son efficience.

En résumé, le challenge du médecin généraliste d’aujourd’hui est de continuer l’exercice de sa profession avec les moyens limités tout en assurant une qualité de soins optimale pour ses patients.
L’association pourrait être une solution à ce défi majeur auquel le médecin généraliste est confronté quotidiennement.

L'association, quels avantages ?

S’associer présente une série d’avantages.

Vous pouvez entre autres :

Partager vos connaissances et expériences.
Organiser vos horaires, tout en permettant d’assurer la continuité des soins de vos patients (en cas d’absence).
Partager les frais (logistiques, administratifs,…)
Bénéficier de prime Impulseo pour vos frais de télésecrétariat.
Préserver un équilibre entre votre vie privée et vie professionnelle.

Quels sont les conseils pour palier ces désavantages ?

Les désavantages connus et identifiés peuvent être rencontrés lors d’une association.
C’est pourquoi, nous vous invitons à réfléchir longuement avant de vous lancer.
Pour palier les éventuelles difficultés, voici les points d’attention à propos desquels vous devrez redoubler de vigilance.

L’organisation

Trouver le type d’association qui vous convient
Veiller à une bonne répartition du temps de travail entre les différentes médecins généralistes
Identifier un lieu/des locaux convenant à tous les médecins regroupés sans oublier la salle d’attente
Penser à la gestion et au partage des DMG
Répartir des tâches administratives
Se faire épauler pour la rédaction d’un ROI (règlement d’ordre intérieur)
Fixer les règles entre les différents médecins

Les finances

Penser aux frais qui vont incomber à votre installation (loyer, aides administratives,…)
Identifier la formule idéale au niveau juridique et fiscal (et si nécessaire passer par un juriste pour valider ce point)
Gérer le partage des frais de gestion
Réaliser un business plan
Avoir un contrat de collaboration

Les relations

Penser aux valeurs partagées ( respect mutuel, la confiance…)
Gérer les différences d’âges et de position
Pouvoir travailler en équipe
S’adapter au changement

Les différents types d'associations

en binôme
en groupe (>2)

de groupe monodisciplinaire (uniquement des médecins généralistes)
de groupe pluridisciplinaire (MG, MSp, kinésithérapeutes, infirmiers, diététiciens,…) en maison médicale (*)

En vous associant, vous pourriez bénéficier des primes Impulseo II ou III.

Ce subside annuel peut couvrir vos frais jusqu’à un plafond d’environ 6500€/médecin.

Le GBO est reconnu comme structure d’appui en région wallonne et vous accompagne de A à Z gratuitement pour l’introduction des primes Impulseo.

PLUS D’INFO →

Les différentes étapes de l’association

1. Définir votre vision

Définissez votre vision personnelle de votre pratique professionnelle avant toute chose.

Par exemple, de manière globale :
Souhaitez-vous développer un projet de santé communautaire, ouvrir une maison médicale ?
Quelles sont les motivations essentielles pour vous associer ?

Avant de vous lancer, décrivez ce qui est important, secondaire et quelles sont vos craintes au sein d’une association.
Exprimez ceci de manière personnelle en faisant usage du « je » .
Je trouve qu’il est important que l’attention au patient soit …
Il est essentiel que les relations avec mes collègues soient …
Je crains que ….

Si vous comptez intégrer une association existante, analysez ce qui est mis en place :

les missions de l’association,
le contrat que l’on vous propose,
la répartition des tâches,
le règlement d’ordre intérieur…

Portez une attention à tous les éléments en réfléchissant toujours à : » Quoi, qui, à qui, comment ? »

2. Définir le type de pratique

Quel type de pratique vous correspond le mieux?

en binôme
en réseau
au sein d’un réseau de permanence
en groupe monodisciplinaire
en groupe pluridisciplinaire ou en maison médicale
dans un centre de santé de quartier
en association de santé intégrée (ASI – en savoir plus)
…

3. Définir la vision commune

Après avoir décrit votre vision personnelle, réfléchissez comment l’intégrer dans une vision commune avec vos associé(e)s.

Exprimez vos besoins individuels en nécessités collectives.
Définissez vos missions et vos objectifs communs.

Pratiquez un véritable brainstorming, clarifiez les souhaits retenus et un/des projet(s) commun(s).
Rédigez ensuite votre « mission statement » :

» Notre association a pour objectif de …, elle s’adresse aux patients qui…, dans une relation patient médecin qui … »

4. Définir votre stratégie

Depuis une stratégie globale, définissez une stratégie concrète et
opérationnelle en hiérarchisant les actions à mener.

Chaque action doit être réaliste et mesurable.

Faites un plan à court (1 an), moyen (3 ans) et long terme (5 ans ) en y mentionnant
(qui, quoi, comment, avec quel budget, dans quel but précis).

Priorisez les actions dans le temps selon les objectifs voulus.

5. Définir les tâches et les rôles

Dressez une liste de tâches et de fonctions qui s’y rapportent.

L’association aura besoin d’un :

coordinateur de l’association
rapporteur
responsable logistique
responsable juridique
responsable financier
responsable des ressources humaines
responsable de l’informatique
responsable des assistants et stagiaires
responsable de la permanence
accompagnateur du processus

6. Organigramme

En fonction des compétences de chacun(e)s, veillez à définir les tâches de chacun de manière détaillée en fonction des questions qui se posent :

Préfère-t-on une structure verticale (hiérarchisée) ou horizontale ?
Qui fait quoi quand et pendant combien de temps ?
Quel est le degré d’autonomie de décision pour chaque mandataire ?
Peut-on déléguer ou partager certaines tâches occasionnellement ?

7. Réunion et planification

Dans chaque structure, il est important de se réunir afin d’échanger les points de vue.

Réfléchissez donc au nombre de réunions nécessaires et leur périodicité.
Déterminez également quelles sont les personnes concernées selon les thèmes abordés.
Assurez un suivi des sujets traités.

Nommez un rapporteur de réunions afin que tout soit rédiger et que vous puissiez assurer un suivi dans le temps.

N’hésitez pas à faire une évaluation dans le temps.

8. Rédaction d'un contrat

Le contrat de collaboration est un élément crucial et ne doit pas être négligé. Toutes les clauses sont importantes, y compris les clauses mettant fin à la collaboration, il faut y réfléchir dès le début !

Il ne faut pas hésiter à se faire aider par un expert (juriste, comptable,…) surtout si vous créez une société. Cela nécessitera une publication au Moniteur belge.

La collaboration doit faire l’objet d’un accord de collaboration écrit qui contient au strict minimum les dispositions suivantes :

la façon dont le montant de l’intervention est réparti ;
les modalités pour une concertation interne entre tous les médecins généralistes participants ;
les modalités pour la consultation des Dossiers Médicaux Globaux, compte tenu de la déontologie et de la protection de la vie privée ;
les règles selon lesquelles les décisions sont prises ;
la procédure selon laquelle il peut être mis fin à l’accord de collaboration.

L’Ordre des Médecins renseigne des informations importantes pour les accords de collaboration entre médecins

Différentes formes de sociétés sont envisageables. Elles vous sont présentées ici.

9. Rédaction du Règlement d’Ordre Intérieur (ROI)

Le ROI a pour utilité de recenser les dispositions pratiques et l’organisation journalière. Il est donc essentiel pour le fonctionnement quotidien de la pratique de groupe.

Que prévoit-il ?

L’organisation générale :
- l’organigramme
- les horaires (y compris les vacances, les absences,…)
- les réunions internes : périodicité, modalités, présences
Les consultations
- Horaires, sur/sans RV,…
- Système de paiement
Patients / DMG
- Nombre de contacts/an
- DMG communs ou /MG ?
Résolution des conflits : comment résoudre les conflits entre associé(e)s et ou avec les patients
Dossiers partagés : papier, électronique,…
Lieu de pratique : cabinet avec salle d’attente loué ou acheté ?
Nouvel associé dans la pratique
- Quel sera son statut ?
- Quelle sera sa période d’essai ?

Le ROI doit être soumis à l’Ordre des Médecins.

10. Enregistrement de votre association à L’INAMI

Les regroupements bénéficient de certains avantages pour vos patients et pour vous. Vos patients peuvent prétendre à un meilleur remboursement s’ils ont un DMG ou un trajet de soin.
Il faut toutefois répondre aux conditions suivantes, à lire ici

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